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Um dos maiores desafios para as organizações é permanecer alinhada com seus objetivos estratégicos tendo a capacidade de usá-los para produzir resultados. Sendo assim, definir, acompanhar e medir a maturidade de processos financeiros como Contas a Pagar, Contas a Receber e Conciliação Bancária, torna-se cada vez mais essencial e, a cada dia, cresce o número de empresas que têm voltado suas atenções para o tema entendendo o conceito e a melhor forma de gerência para alcançar seu objetivo.

De acordo com o Business Process Maturity Model (BPMM), um padrão internacional de modelo de maturidade, conhecer e trabalhar a maturidade dos processos auxilia nos resultados e na qualidade da operação organizacional, fornece bases para as mudanças necessárias determinando as iniciativas, recursos necessários e definindo expectativas relacionadas à medição desses processos.

A escada de maturidade de processos é composta por 5 degraus e a conquista de cada um deles depende das ações de transformação dos processos, do ambiente e da cultura de cada empresa.

  • Nível 1 – Informal. É caracterizado pela falta de planejamento para a execução dos processos, que são executados conforme as necessidades do momento, tudo vai sendo feito conforme dá, sem a preocupação do que pode ocorrer com as ações tomadas, pois o trabalho tem que ser feito de qualquer jeito. Neste nível as melhorias acontecem apenas para os sintomas e não para as causas dos problemas.
  • Nível 2 – Organizado. Já existe uma base de conhecimento sobre processos e através dela é possível realizar melhorias que não dependem de grandes desenvolvimentos e podem ser implementadas rapidamente. Através dessas primeiras melhorias é possível identificar o retorno que a gestão baseada em processos proporciona. 
  • Nível 3 – Bem estruturado. Boa parte dos processos está mapeada e já é possível iniciar o controle desses processos através de indicadores. Os processos das unidades de trabalho são conhecidos, existe um comando que direciona as ações e agora as atividades a serem executadas são planejadas. Nesse momento a organização passa a ter uma cultura de planejamento tendo a possibilidade de simular cenários, escolhendo o melhor para cada situação. As áreas permanecem comprometidas e planejando ações em conjunto.
  • Nível 4 – Gerenciado. É possível gerir estatisticamente os processos, pois desde o fim do nível 3, existem indicadores que os controlam sendo possível iniciar o ciclo de melhorias. Já se tem maturidade para explorar a capacidade máxima dos processos, mas para isso a cadeia de valor deve estar completamente documentada. Um processo somente pode ser controlado se puder ser medido e dessa forma nasce a cultura da precisão, baseada em dados.
  • Nível 5 – Otimizado. Como a organização está comprometida em planejar ações precisas, pode agora fazer isso com agilidade, demandando a Área de processos sempre que necessário. Individualmente, as pessoas já estão acostumadas a visualizar a empresa como um conjunto de processos identificando melhorias oportunistas.

Para acelerar a evolução da maturidade de processos financeiros internos, existem diversas estratégias empresariais. Uma delas é investir em serviços de BPO Financeiro, onde as rotinas de gestão de processos financeiros passam para um parceiro estratégico especializado sendo realizada uma análise profunda de como as rotinas estão estruturadas e dando continuidade aos processos de forma que os gestores tenham em suas mãos informações valiosas para tomar decisões estratégicas para o seu negócio além de dedicar seu tempo ao “Core Business” da empresa.

Milena Durães

Autor: Milena Durães

Texto escrito por Milena Durães, Colaboradora das equipes Valore Contadores e Quipe Gestão Financeira

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