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Avaliar diferentes setores exige do gestor da organização diferentes métricas, competências e controles. O setor comercial, comumente encarregado de ampliar as vendas da empresa, tem suas métricas muito claras na maior parte das vezes, e a avaliação é extremamente simples. Se vendeu o que se esperava, a meta foi batida, se vendeu menos, não alcançou o objetivo.
O setor operacional, como a produção de mercadorias, também pode seguir metas simples, como quantidade produzida, total de insumos utilizados, etc. E assim o gestor sabe dizer, sem esforços extremos, se esse setor está indo bem ou se está operando fora do ideal.
Mas e o setor administrativo? Muitas vezes, o setor responsável pelas operações financeiras da empresa acaba se encontrando em uma zona cinza, onde métricas não são tão claras para saber se está desenvolvendo bem ou não. Contas a Pagar, Contas a Receber, Conciliação Bancária e outras são atividades relevantes que impactam significativamente a capacidade de uma empresa sobreviver, todas sob a responsabilidade do setor Administrativo. Então trazemos cinco métricas, ou indicadores, que podem ser analisados na sua empresa para que você conclua se o setor administrativo está trabalhando bem ou se merece atenção por parte da gestão, com treinamentos, aumento de equipe ou melhor revisão:
- Multas e Juros pagos por atraso: Se o Contas a Pagar não está atento, ou não se comunica bem com os fornecedores, pode ser comum o pagamento de encargos por atraso. Em quantos pagamentos no mês há encargos atrelados? Isso foi originado por falta de recurso ou por simples falta de organização?
- Falta de antecedência nos registros: Similar ao ponto um, o setor financeiro já possui, muitas vezes, as informações de pagamentos e recebimentos com certa antecedência. Contudo, nem sempre o registro é realizado a tempo de levar ao gestor uma informação para tomada de decisão, muitas vezes tendo o pagamento registrado no dia do vencimento, momento em que o gestor não possui mais tempo hábil para agir.
- Inadimplência que não é cobrada: Muitas vezes os clientes inadimplentes se aproveitam do distanciamento existente entre ele e seu credor. Se o setor administrativo não se comunicar, demonstrar que está ciente do atraso, quem está devendo muitas vezes não se manifesta, ficando em uma situação de conforto. Quando o setor financeiro é ativo na comunicação e cobranças, a taxa de inadimplência é consideravelmente reduzida.
- Conciliação Bancária intempestiva: Com que frequência a gestão da organização revisa os movimentos financeiros via relatório gerencial? Quanto se pagou e quanto se recebeu na última semana/mês? Esse hábito demonstra o quão atualizado o setor financeiro está ou se existe defasagem entre o registrado e o realizado.
- Utilização excessiva de Excel: O Excel é uma ferramenta extremamente versátil e que resolve boa parte dos problemas do setor financeiro. Contudo, é uma ferramenta que facilmente perde seu histórico, caso seja editada de forma errada, e permite um nível de registro abaixo do necessário para uma boa análise dos números. O ideal é a utilização de um ERP Financeiro, onde muitas opções existem, parte delas inclusive sem custo em sua versão inicial. Normalmente, a organização possui um sistema financeiro, mas o setor administrativo mantém, por vezes, controles específicos fora do sistema, subutilizando o mesmo e deixando de integrar informações. Tais controles podem ser perdidos ou não passados a outros colaboradores, enquanto o sistema mantém todos os fluxos unificados.