Meu setor administrativo trabalha bem?

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Avaliar diferentes setores exige do gestor da organização diferentes métricas, competências e controles. O setor comercial, comumente encarregado de ampliar as vendas da empresa, tem suas métricas muito claras na maior parte das vezes, e a avaliação é extremamente simples. Se vendeu o que se esperava, a meta foi batida, se vendeu menos, não alcançou o objetivo.

O setor operacional, como a produção de mercadorias, também pode seguir metas simples, como quantidade produzida, total de insumos utilizados, etc. E assim o gestor sabe dizer, sem esforços extremos, se esse setor está indo bem ou se está operando fora do ideal.

Mas e o setor administrativo? Muitas vezes, o setor responsável pelas operações financeiras da empresa acaba se encontrando em uma zona cinza, onde métricas não são tão claras para saber se está desenvolvendo bem ou não. Contas a Pagar, Contas a Receber, Conciliação Bancária e outras são atividades relevantes que impactam significativamente a capacidade de uma empresa sobreviver, todas sob a responsabilidade do setor Administrativo. Então trazemos cinco métricas, ou indicadores, que podem ser analisados na sua empresa para que você conclua se o setor administrativo está trabalhando bem ou se merece atenção por parte da gestão, com treinamentos, aumento de equipe ou melhor revisão:

1. Multas e Juros pagos por atraso: Se o Contas a Pagar não está atento, ou não se comunica bem com os fornecedores, pode ser comum o pagamento de encargos por atraso. Em quantos pagamentos no mês há encargos atrelados? Isso foi originado por falta de recurso ou por simples falta de organização?
2. Falta de antecedência nos registros: Similar ao ponto um, o setor financeiro já possui, muitas vezes, as informações de pagamentos e recebimentos com certa antecedência. Contudo, nem sempre o registro é realizado a tempo de levar ao gestor uma informação para tomada de decisão, muitas vezes tendo o pagamento registrado no dia do vencimento, momento em que o gestor não possui mais tempo hábil para agir.
3. Inadimplência que não é cobrada: Muitas vezes os clientes inadimplentes se aproveitam do distanciamento existente entre ele e seu credor. Se o setor administrativo não se comunicar, demonstrar que está ciente do atraso, quem está devendo muitas vezes não se manifesta, ficando em uma situação de conforto. Quando o setor financeiro é ativo na comunicação e cobranças, a taxa de inadimplência é consideravelmente reduzida.
4. Conciliação Bancária intempestiva: Com que frequência a gestão da organização revisa os movimentos financeiros via relatório gerencial? Quanto se pagou e quanto se recebeu na última semana/mês? Esse hábito demonstra o quão atualizado o setor financeiro está ou se existe defasagem entre o registrado e o realizado.
5. Utilização excessiva de Excel: O Excel é uma ferramenta extremamente versátil e que resolve boa parte dos problemas do setor financeiro. Contudo, é uma ferramenta que facilmente perde seu histórico, caso seja editada de forma errada, e permite um nível de registro abaixo do necessário para uma boa análise dos números. O ideal é a utilização de um ERP Financeiro, onde muitas opções existem, parte delas inclusive sem custo em sua versão inicial. Normalmente, a organização possui um sistema financeiro, mas o setor administrativo mantém, por vezes, controles específicos fora do sistema, subutilizando o mesmo e deixando de integrar informações. Tais controles podem ser perdidos ou não passados a outros colaboradores, enquanto o sistema mantém todos os fluxos unificados.